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物业公司公文写作基础知识

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1 主要内容 一、公文行文规则 二、常用公文写作 2 一、公文的基本规则 1.公文概述 (1)是指行政机关在行政管理活动中产生的,按 照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的 具有传递信息和记录作用的载体。 (2)公文特点 政 策 性 实 用 性 可 靠 性 定 向 性 时 间 性 规 范 性 3 一、公文的基本规则 1.公文概述 (3)公文的作用 规范和约束 指挥和管理 宣传教育 交流信息 商洽协调 凭证依据 4 一、公文的基本规则 1.公文概述 (4)公文分类 ?上行文:是指下级机关向具有隶属关系的上级机关报告的公 文。如请示、报告等。 ?下行文:是指向所属下级机关发送的公文。如命令、决议、 批示、公报、公告、通知、通告、通报、批复、会议纪要和 简报等。 ?*行文:是指同级机关或不相隶属机关之间为协商或通知有 关事项而制发的公文。如函、通知等。 此外,还有一类公文,它即可以用于上、下和*行文。如 意见、会议纪要等。 5 一、公文的基本规则 2.公文格式 (11)题目:“关于××××××的(文件种类名称,即:通知、请示、 决定等)”,除“《 》”号外,不得使用其他标点符号,也不能有空 格。 (12)结构层次序数为:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三 层为“1.”,第四层为“(1)” 一级标题:三号黑体或宋体加黑,格式为“一、××××”,其后不带任 何标点符号; 二级标题:三号楷体加黑,格式为“(一)××××”,一般不带任何标 点符号;不得使用“(一)、××××”。 三级标题:三号仿宋或方正仿宋简体加黑,格式为“1.××××。”,不 得使用“1、”,且“.”设置为半角。 四级标题:三号仿宋或方正仿宋简体不加黑,格式为“(1) ××××。”,不得使用“(1)、××××。” 公文中,标题编号不得使用自动编号。 6 一、公文的基本规则 3.公文语言特点 庄重 准确 朴实 精炼 严谨 规范 7 二、常用公文写作 1.会议记录 (1)含义 在会议过程中由记录人员把会议的组织情况和具 体内容如实记录下来的书面材料,是一种没有正式 打印和盖章的特殊文件。 (2)特点 ? 原始性 ? 凭据性 ? 信息性 8 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 1.会议记录 (3)会议记录的格式 主要分为开头和主体两个部分。 ?开头:会议名称、会次、时间、 地点、主持人、出席、 缺席、列席、记录人 ?主体:议题和发言记录。 9 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 1.会议记录 (4)会议记录与会议纪要的区别 第一,性质不同:会议记录是 讨论发言的实录,属事务文书。会 议纪要只记要点,是法定行政公文。 第二,功能不同:会议记录一 般不公开,无须传达或传阅,只作 资料存档;会议纪要通常要在一定 范围内传达或传阅,要求贯彻执行。 10 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 1.会议记录 2008年主任办公会议记录 ? 会 次:第X次 ? 时 间:xxxx年x月x日x时 ? 地 点:xxx会议室 ? 主持人:xxx ? 出 席:xxx xxx xxx xxx xxx ? 缺 席:xxx ? 列 席:xxx xxx xxx xxx ? 记 录:xxx ? 议 题: ? 与会者发言: 11 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 2.决定 下行文 (1)概念:决定是一种重要的领 导性、规定性文件,是党政机 关、社会团体对重要事项或重 大行政公务做出安排而制定的 一种具有权威性和约束力的公 文。 (2) 特 点 权威性 指挥性 全局性 12 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 2.决定 (3)决定的分类 法规政策性决定、重要事项和重大行动的决定、奖惩性决 定。决定从规格上看低于命令,但高于通报。 (4)决定的结构和写法 ? 标题:决定的标题一般采取公文标题的常规模式,即发文机关+主 要内容+文种的写法,如《事业部关于表彰XXX同志的决定》。 ? 正文:采用公文常用的结构基本型,由开头、主体、结尾三部分组成。 开头写一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。开头部分则要 叙述基本事实,也就是先进事迹或事故情况,篇幅要比一般决定长一些。 结尾部分,提出希望和号召。有的决定需要附件,应写明附件的名称 或依据的法律条文。 13 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 3.通知 一般用于下行文和*行文 (1)概念:通知是用于批转下级机关的公文、转发上级机 关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关 办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用 干部的一种公文。 (2)特点 功能的多样性 运用的广泛性 一定的指导性 较强的时效性 14 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 3.通知 (3)通知种类 ? 批示性通知,又称转发性通知。如: 《关于转发吉林石化公司<关于×××>的 通知》 ? 指示性通知。用于直接发布行政法规 和对下级某项工作的指示、要求。如: 《关于对×工作情况进行检查的通知》 ? 会议通知 ? 任免通知。如:《关于×同志任职的通 知》 ? 一般性通知。如:启用印章,催报材 料 15 吉林石化矿区服务事业部物业公司 二、常用公文写作 3.通知 (4)通知的结构和写法 通知的结构分为标题、正文和落款三部分。 1.标题:写在第一行正中。有三种结构方式:一种是由发文机关的名称、 事由和文种组成,如:《事业部关于开展×××活动的通知》。 ? 一种是由事由和文种构成,如:《关于开展×活动的通知》; ? 一种是由文种“通知”做标题,如:《通知》。 2.正文:在写正文前,要在标题之下、正文之上顶格写出。主送机关(受文 单位)名称,在名称后加冒号,如:事业部所属各单位、机关各处室: ? 正文因内容而异,主要包括:通知缘由、通知事项和执行要求。 3.落款:写出发文



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